会議参加者が今話し合っているテーマに集中し、効果的な議論をおこなえる状態をつくりましょう。

① 会議の目的を明確にする
今日の会議のゴールを具体的に設定しましょう。「議題」ではなく「何を達成するか」という視点で考えることがポイントです。ゴールが明確で、参加者全員がその意味を理解し共有していると、議論の焦点を保ちやすくなります。
② アジェンダを理解する
会議の進行を示すアジェンダ（会議進行表）は重要です。議論の順番を事前に共有し、参加者が「今考えるべきこと」を把握できる状態をつくりましょう。これにより、話題がずれることを防げます。
③ 論点の維持はファシリテーターの役割
ファシリテーターは、話し合いが論点から外れた場合に修正する役割を果たします。「今はこの点について考えましょう」と適切に軌道修正することで、会議の焦点を保てます。

 ④ 論点からはずれた意見を記録する
論点からはずれた発言も無視せず、ホワイトボードの隅に記録しておきましょう。後で関連するテーマに繋がる場合もありますし、参加者が自分の意見が受け止められていると感じることが重要です。
⑤ ホワイトボードで論点を視覚化する
発言内容を要約しながらホワイトボードに記入しましょう。ボードを見るだけで「今の論点が何か」「何を考えるべきか」が一目で分かるように工夫することで、議論の集中力を高められます。
私たちは最大限のアウトプットを追求します。ご要望に合わせて私たちが寄与できる付加価値を常に提供します。 

ホワイトボードはぜひ使って会議をされてください。会議改善の第一歩は、ホワイトボードを活用することです。
しかしながら、長年使っていないホワイトボードを使っていないのに、急にホワイトボード中心の会議での切り替えは少しハードルがありそうです。まずは、４、５人ぐらいの会議から使ってみてはいかがでしょうか。

最初は、、職場の上長から始めることになると思います。議長をやりつつホワイトボードの脇に立ちます。
あらかじめ書いておくことは、会議テーマ、会議の目的、進行予定時間。その他に、会議のグラントルールなども記入しておきます。